Malgré les multiples moyens de communication modernes pour joindre le service client d’une entreprise, le téléphone reste celui que les prospects privilégient en raison de sa praticité et l’obtention rapide d’informations.
Il ne va sans dire que la qualité des appels téléphoniques influe comment vos clients perçoivent votre société. Ainsi, voici 3 règles d’or qui vous permettent d’avoir une gestion d’appels téléphoniques infaillible.
Faites appel à un call center externe pour optimiser votre service client
Une complication au niveau des ressources humaines, matérielles, voire financières, peut avoir un impact négatif sur la manière de communiquer au sein d’un centre d’appel. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises se tournent vers l’externalisation de la gestion des appels, une alternative économique et assez pratique.
Par exemple, en faisant confiance à un call center à Madagascar, vous disposez d’une main-d’œuvre professionnelle et peu coûteuse. En effet, vous n’aurez pas à prendre charge les différents frais de recrutement, de formation et de matériels informatiques.
Tout de suite opérationnelle, l’équipe de téléopérateurs est dotée d’une aisance relationnelle qui se traduit par une compréhension des besoins précis des interlocuteurs via une écoute active. Par la suite, cette même équipe d’experts en communication professionnelle se charge de proposer une liste de solutions adéquates pour offrir une aide optimale à vos prospects.
Grâce à la flexibilité horaire qu’elle vous offre, vous pourrez recevoir vos prospects à n’importe quelle heure de la journée pendant que vous pouvez pleinement vous focaliser sur d’autres services essentiels à la pérennité de votre entreprise. Vos clients sauront vous remercier de votre disponibilité irréprochable, surtout lorsqu’ils en ont le plus besoin.
Prévoyez des appels personnalisés
Il y a de grandes chances qu’avant de vous contacter, votre interlocuteur a déjà eu affaire à d’autres entreprises. Lorsque ce sera votre tour, faites-en sorte de mettre en place des conversations téléphoniques personnalisées afin de ne pas vous perdre dans la masse. Vous devez donc vous adresser à votre prospect de manière à ce qu’il se sente important et unique. Plusieurs techniques sont disponibles pour y parvenir :
- Appelez-le par son prénom usuel.
- Demandez-lui comme il se porte au moment de la conversation.
- Transmettez-lui des documents personnalisés.
Vous l’aurez compris, le secret est d’humaniser autant que possible les échanges téléphoniques, tout en s’adaptant au profil de l’interlocuteur. Toutefois, n’oubliez pas de rester à l’essentiel et fournir une assistance professionnelle à la personne se trouvant à l’autre bout du fil.
Finissez sur une note positive
Une bonne impression doit être maintenue autant en début qu’en fin de conversation. Votre interlocuteur doit se sentir satisfait et compris lorsqu’il est sur le point de conclure un appel téléphonique. À ce moment précis, assurez-vous qu’il a bien compris les directives que vous lui avez transmises en rapport avec sa requête.
Aussi, demandez-lui s’il n’a pas d’autres questions auxquelles vous pourrez répondre. Si ce n’est pas le cas, prenez le temps de le remercier pour son appel. Toujours en signe de votre bienveillance vis-à-vis de votre interlocuteur, laissez ce dernier prendre le soin de raccrocher en premier.
